Emails automatiques¶
En bref. Quatre emails de cycle de vie, activables et cadençables par hôtel : confirmation, annulation, pré-séjour et post-séjour. Vous pouvez aussi découpler l'envoi de la confirmation de la création, et personnaliser le contenu de chaque email envoyé au client.
Deux réglages complémentaires
- Quand partent les emails → cette page (activations et délais).
- Ce que disent les emails (objet, texte) → Personnaliser le contenu, plus bas.
À quoi ça sert¶
Communiquer automatiquement avec le client aux bons moments, sans y penser, tout en gardant le contrôle du contenu et du calendrier.
Où le trouver¶
Réglages → Emails automatiques (bloc de la configuration Morphée).
📸 Capture à réaliser — configuration/emails
Le bloc Emails automatiques des Réglages (activations et délais).
Les emails¶
| Quand | |
|---|---|
| Confirmation | À la confirmation du séjour. |
| Annulation | À l'annulation d'un séjour confirmé. |
| Pré-séjour | Quelques jours avant l'arrivée (délai réglable). |
| Post-séjour | Quelques jours après le départ (délai réglable). |
Découpler la confirmation¶
En mode confirmation directe, un réglage permet d'envoyer l'email de confirmation dès la création ou seulement sur action explicite (pour ne pas emailer un walk-in saisi au comptoir). En mode garantie, l'email attend naturellement la vraie confirmation — voir Prise de réservation.
Un design soigné, bilingue¶
Tous les emails clients partagent un gabarit brandé (en-tête avec votre logo, carte de séjour, bouton, pied avec vos coordonnées) : le design se met automatiquement aux couleurs de l'hôtel, vous n'avez rien à mettre en page. Chaque email est bilingue : il part en français ou en anglais selon la langue du client (fiche contact).
Personnaliser le contenu¶
Le texte des emails envoyés aux clients se règle dans Configuration → Communication → Emails transactionnels. Un bouton « Aperçu » permet de voir le rendu sur un séjour d'exemple. La liste rassemble tous les emails clients :
| Envoyé | |
|---|---|
| Confirmation · Annulation · Pré-séjour · Post-séjour | aux moments réglés ci-dessus. |
| Devis | quand vous envoyez un devis au client (PDF joint automatiquement). |
| Rooming | quand vous demandez au client de renseigner ses occupants. |
| Réponse portail | quand la réception répond à un message du client. |
| Table : confirmation · rappel · annulation | pour les réservations de tables : à la confirmation, quelques heures avant (voir Les rappels de réservation), à l'annulation. |
| Table : arrhes · empreinte | quand vous demandez une garantie pour une table (lien de paiement ou d'enregistrement de la carte). |
Un clic sur un email ouvre un écran simplifié :
- Objet de l'email ;
- Expéditeur (laisser vide = l'adresse de l'hôtel) ;
- Contenu, dans un éditeur de texte enrichi ;
- un interrupteur Actif pour qu'un email ne parte plus.
Dans l'objet comme dans le contenu, un sélecteur de variables permet d'insérer des champs dynamiques (nom du client, dates du séjour, nom de l'hôtel, montant…) : ils sont remplacés automatiquement à l'envoi.
Modifier le texte français ou anglais
L'éditeur s'ouvre dans votre langue : si vous travaillez en français, vous voyez et modifiez le texte français, tout simplement.
La version anglaise est déjà prête et part toute seule aux clients dont la fiche est en anglais, sans rien faire de votre part. Si un jour vous voulez retoucher le texte anglais, cliquez sur le petit bouton traduction (🌐) à côté de l'objet ou du contenu : une fenêtre vous laisse saisir la version anglaise en regard de la française. Vos deux langues restent ainsi indépendantes.
📸 Capture à réaliser — configuration/emails-contenu
Personnaliser un email
Déposer le fichier dans assets/captures/configuration/emails-contenu.png puis remplacer ce bloc par :
Qui peut éditer
La personnalisation des emails est réservée aux managers.
Suivi & serveur d'envoi (administrateurs)¶
La même carte Communication propose deux entrées réservées aux administrateurs :
- Emails envoyés — le journal des emails partis (destinataire, objet, statut d'envoi) : pratique pour vérifier qu'une confirmation est bien passée.
- Serveurs d'envoi (SMTP) — la configuration du ou des serveurs d'envoi sortants (à renseigner une fois, à l'installation).
Bon à savoir¶
- Chaque email respecte son toggle et ne part qu'une fois (idempotent).
- Les envois planifiés (pré/post-séjour) tournent via un cron quotidien.
- Le contenu de chaque email est personnalisable (objet, texte, variables) et chaque email peut être désactivé.